Masterthesis von Julia Taubenberger: Agile Verwaltung
Masterthesis von Julia Taubenberger: Agile Verwaltung

 

Agil – das ist nicht unbedingt ein Wort, mit dem die öffentliche Verwaltung in Deutschland beschrieben wird. Meist wird Agilität mit innovativen und dynamischen Start-ups in Verbindung gebracht und ist in der Privatwirtschaft längst zu einem Buzzword geworden.

Die Beweggründe, weshalb Unternehmen agil werden möchten bzw. müssen, sind jedoch ähnlich relevant für Organisationen der öffentlichen Hand. Zwar stehen Behörden unter keinem direkten Wettbewerbsdruck, die Komplexität und Schnelllebigkeit der Themen, die sie bearbeiten müssen, hat in den vergangenen Jahren jedoch stark zugenommen. Um für aktuelle Herausforderungen wie die Digitalisierung oder die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) gewappnet zu sein, wird die agile Verwaltung mehr und mehr theoretisch angepriesen und von öffentlichen Behörden forciert.

Masterarbeit
Download der Masterarbeit (PDF)

Da das Thema der Agilen Verwaltung jedoch noch auf wenigen wissenschaftlichen Erkenntnissen basiert, untersuchte unsere Masterandin Julia Elena Taubenberger im Rahmen ihrer Masterarbeit an der Copenhagen Business School die Fragestellung, auf welche Hürden Behörden während des Veränderungsprozesses zur gesteigerten Agilität stoßen und wie diese Hürden überwunden werden können. Für diesen Zweck führte die Autorin wissenschaftliche Interviews mit Beratern der mgm-Gruppe, die Kunden der öffentlichen Hand in Projekten der agilen Softwareentwicklung oder der agilen Transformation beraten, und Vertretern unterschiedlichster öffentlicher Behörden, die bereits agil arbeiten oder den agilen Wandel intern vorantreiben. Basierend auf diesen vielfältigen praktischen Erfahrungen wird ein konstruktiver Ansatz entwickelt, wie Hürden der Agilität bewältigt werden können und wie Behörden agiler gestaltet werden können.

Vorteile der Agilität

Die Diskussion rund um die Agilität in der Verwaltung ist oftmals noch theoretischer Natur. Was zeigt jedoch die Praxis? Was sagen die Menschen, die agile Arbeitsweisen im Alltag einsetzen? Die Studie zeigt, Agilität schafft Vorteile in vielen Bereichen der öffentlichen Verwaltung.

1. Effektivere und schnellere Lösung von Problemstellungen

„Wenn wir in diesem Projekt nicht mit agilen Methoden vorgegangen wären, dann wären wir erst in drei Jahren fertiggeworden. Das hat sich gezeigt.“

2. Gesteigerte Zusammenarbeit und Kommunikation von Mitarbeitern

„Die Teams, die agil arbeiten, die sehen den Mehrwert darin, dass sie ihren Arbeitsfluss optimieren und ihre Arbeit sichtbar machen können. Sie können gucken: Wo kann ich dem Kollegen vielleicht helfen, wobei kann ich ihn unterstützen? Sie können ihre Arbeit besser priorisieren.“

3. Verbesserte Außenwirkung der Behörden

„Wenn man die Organisation jetzt rechtzeitig umstrukturiert, hat man, glaube ich, gute Chancen, auch zukünftig ein attraktiver Arbeitgeber zu sein. Mit flachen Hierarchien, mit der Möglichkeit, agil zu arbeiten und auch flexibel zu sein.“
Einschätzungen und Erfahrungen von drei der befragten Interviewpartner.

Die Ergebnisse der Studie bestätigen die Relevanz und Notwendigkeit für öffentliche Organisationen, sich in bestimmten Bereichen agiler zu strukturieren und zu arbeiten. Das betrifft insbesondere die Bereiche, die mit komplexen, nicht linearen Tätigkeiten befasst sind, wie beispielsweise Referate, die sich um die Implementierung des OZGs kümmern. Die Studie zeigt, dass ein agiles Vorgehen viele Vorteile erzeugt, unter anderem die effektivere und schnellere Lösung von Problemstellungen, eine gesteigerte Zusammenarbeit und Kommunikation von Mitarbeitern sowie eine verbesserte Außenwirkung der Behörden selbst. Trotz dieser positiven Resultate wird der Veränderungsprozess zur agilen Verwaltung durch regulatorische, strukturelle und kulturelle Hürden beeinträchtigt und erschwert. Diese Hürden können jedoch mit konkreten Maßnahmen überwunden werden, wie die Masterarbeit aufzeigt. Sowohl organisatorische Maßnahmen, wie eine neue Aufgabenbeschreibung und ein moderneres Rollenverständnis der Führungskraft, als auch Veränderungen im Bereich der Ausbildung und Einstellung von Mitarbeitern werden beschrieben, um die Umsetzung von agilen Arbeitsweisen zu ermöglichen. Dabei wird auf die zentrale Rolle von Führungskräften und auf die notwendige Aufklärung der Mitarbeiter für diesen Prozess hingewiesen.

 

Unsere Ansprechpartner zum Thema

Julia Elena Taubenberger
Masterandin: Agile Verwaltung

Benedikt Jost
Senior Manager
Schwerpunkt: Agile Management

Roland Kreutzer
Manager
Schwerpunkt: Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung

 

 

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