Im Onlinehandel sind große Wachstumsraten von bis zu 30 Prozent an der Tagesordnung. Dies kann jedoch dazu führen, dass Anpassungen an den Arbeitsprozessen innerhalb der Firma notwendig werden. Denn häufig reicht es nicht aus, einfach mehr Mitarbeiter einzustellen, die grundlegenden Strukturen jedoch beizubehalten. Stattdessen macht das Wachstum es erforderlich, die verschiedenen Bereiche immer besser miteinander zu vernetzen. Ist dies nicht der Fall, führt das nicht nur zu einer ineffizienten Arbeitsweise. Bestehen keine sinnvollen Strukturen für die Zusammenarbeit, erhöht dies auch die Anfälligkeit gegenüber Fehlern.

Manuelle Workarounds: Kostspielig und wenig kundenfreundlich

Ist ein Unternehmen noch klein, ist die Zusammenarbeit der verschiedenen Abteilungen recht einfach. Häufig sitzen die einzelnen Mitarbeiter noch nebeneinander im Büro, sodass es möglich ist, direkt miteinander zu kommunizieren. Alle Unternehmensdaten sind auf diese Weise greifbar, selbst wenn sie ein einzelner Mitarbeiter in einer Excel-Tabelle direkt auf seinem Rechner pflegt. Wenn das Unternehmen jedoch wächst, differenzieren sich die einzelnen Abteilungen aus und es kommt häufig zu einer stärkeren räumlichen Trennung. Will nun ein Mitarbeiter auf die Daten einer anderen Abteilung zugreifen, ist es häufig nötig, eine Anfrage per E-Mail zu stellen. Das zieht lange Bearbeitungszeiten nach sich und treibt nicht nur die Kosten in die Höhe. Darüber hinaus leidet die Qualität des Services für die Kunden.

Mehr Umsatz bei gleicher Mitarbeiterzahl durch Modernisierungen im Backend

Die soeben geschilderte Problematik führt dazu, dass das Wachstum nach einer gewissen Zeit an seine Grenzen stößt, wenn es nicht zu einer grundlegenden Überarbeitung der internen Strukturen kommt. Das Ziel ist nicht, den steigenden Verkaufszahlen durch eine Erhöhung der Anzahl der Mitarbeiter zu begegnen. Das würde nicht nur hohe zusätzliche Kosten verursachen, sondern auch den Service beeinträchtigen. Vielmehr sollte das Ziel sein, die Umsätze mit dem gleichen Team zu erhöhen. Dafür ist eine Anpassung des Backends notwendig. Methoden wie Excel-Dateien, die nicht mehrbenutzerfähig sind, sollten so schnell wie möglich durch neue Softwarelösungen ersetzt werden.

Effiziente Abwicklung von Aufträgen

Um mit dem Wachstum Schritt zu halten, ist es wichtig, die Abwicklung der Aufträge effizient zu gestalten. Bei einer herkömmlichen Vorgehensweise ist es üblich, dass Mitarbeiter die Daten zwischen der Erfassung und der endgültigen Abwicklung mehrmals manuell anpassen. Das ist ausgesprochen unproduktiv. Sinnvoller ist es, ein System einzurichten, das bereits bei der Erfassung alle erforderlichen Daten einpflegt. Zudem ist es erforderlich, die Zugriffsrechte auf die Daten genau zu regeln. Wenn die Mitarbeiter weniger Zeit mit lästigen Verwaltungsaufgaben verbringen und sich stattdessen wertschöpfenden Tätigkeiten widmen, erhöht das oftmals auch die Motivation und trägt zu einer guten Stimmung im Unternehmen bei.

Einheitliche Erfassung der Kundendaten

Um die Kundendaten zu erfassen, kommen in vielen Unternehmen jedoch unterschiedliche Systeme zum Einsatz: die Website, ein CRM-System, eine Software für die Warenwirtschaft und weitere Programme. Das macht die Verwaltung nicht nur sehr aufwendig. Häufig entsteht auf diese Weise auch ein uneinheitlicher Datensatz. Aus diesem Grund ist es empfehlenswert, die Daten zentral zu sammeln und allen Systemen zur Verfügung zu stellen. Das steigert die Effizienz und reduziert die Anfälligkeit für Fehler.

Aktuelle und konsistente Produktdaten

Auch eine einheitliche Erfassung der Produktdaten ist sehr wichtig. Wenn die Website und der Kundenservice unterschiedliche Systeme für die Speicherung verwenden, erhöht das den Aufwand für die Datenpflege erheblich. Außerdem kommt es häufig vor, dass ein Datensatz bereits aktualisiert wurde, während ein anderer noch veraltete Werte verwendet. Das kann zu widersprüchlichen Angaben führen, die die Kunden verwirren. Aus diesem Grund ist es notwendig, ein System zu entwerfen, bei dem jeder Mitarbeiter jederzeit Zugang zu den aktuellen Produktdaten hat. Die Unternehmen sollten in dieses System auch Abteilungen integrieren, die weitgehend unabhängig arbeiten, beispielsweise einen Wartungs- oder Reparaturservice.

Fazit: Softwareanpassung als Basis für weiteres Wachstum

Manuelle Workarounds setzen dem Wachstum in vielen Unternehmen Grenzen. Sobald eine bestimmte Betriebsgröße erreicht ist, wird die interne Kommunikation so schwierig, dass es beinahe unmöglich ist, separate Systeme zu pflegen. Eine zentrale und für alle Mitarbeiter zugängliche Datenverwaltung bringt viele Vorteile. Dafür ist es unumgänglich, das Backend anzupassen. Das reduziert nicht nur die Anzahl der benötigten Mitarbeiter und steigert damit den Gewinn. Ein sinnvoll gestaltetes Backend beschleunigt zudem die Prozesse und reduziert die Fehleranfälligkeit. So trägt es zu einer höheren Kundenzufriedenheit bei und ist zugleich die Grundlage für weiteres Wachstums.

Dieser Artikel wurde ursprünglich auf LinkedIn veröffentlicht.

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