Die Nachhaltigkeit von Unternehmen zeigt sich am ehesten in turbulenten Zeiten. Die Corona-Pandemie zwingt die Unternehmen zum Umdenken. Arbeiten in Zeiten der Corona-Krise – eine Veränderung, die uns in unserem neuen Arbeitsalltag mit einer Reihe von Hürden konfrontiert. Dies wird nicht nur ein Lackmustest für die Leistungsfähigkeit der IT-Systeme sein, sondern auch eine Belastungsprobe für Mitarbeiter und Führungskräfte im Home Office. Wie geht ein Unternehmen, für das Remote Work bisher eher ein Fremdwort war, mit dieser plötzlichen Veränderung um? Wie kann eine so plötzliche Digitalisierung stattfinden? Und wie nimmt man die Mitarbeiter mit? Darüber spricht Eva-Lotte Gnüg im Interview mit Anne Sendatzki.

Hören Sie dazu den mgm Podcast Folge #09 oder lesen Sie unten das schriftliche Interview.

Interview

Eva-Lotte Gnüg: Hallo und herzlich willkommen zu einer neuen Folge des mgm Podcasts. Mein Name ist Eva-Lotte Gnüg und ich spreche heute mit Anne Sendatzki über ein Unternehmensbeispiel, das zeigt, wie die Einschränkungen von Corona zu flexiblerem und digitalerem Arbeiten führen können. Anne, du warst bereits hier bei uns im Podcast und hast etwas zum Thema Selbstorganisation erzählt. Würdest du dich dennoch noch einmal in ein, zwei Sätzen vorstellen?

Anne Sendatzki: Klar, gerne. Wie gesagt: Ich bin Anne Sendatzki, bin seit drei Jahren bei mgm, vornehmlich in der Rolle als Organisationsentwicklerin, Change Managerin und agiler Coach – als agiler Coach bin ich zurzeit bei dem Unternehmen, das wir heute als Beispiel in den Podcast gebracht haben – und beschäftige mich in diesen Rollen vor allen Dingen mit Selbstorganisation, mit agileren Arbeitsweisen, also mit allem, was es braucht, damit Menschen und Mitarbeiter in den Unternehmen ihre Strukturen, in denen sie arbeiten, selbst gestalten können. Und darum wird es heute gehen.

Eva-Lotte Gnüg: Danke dir. Schön, dass du hier bist. Aktuell redet die ganze Welt von Corona und von Tipps und Tricks fürs Home Office. Damit das funktioniert, müssen allerdings die technischen Rahmenbedingungen geschaffen sein. Wir sprechen heute darüber, wie Corona dazu führen kann, dass ein Unternehmen sich sprunghaft digitalisiert. Bevor wir damit anfangen, würde ich dich jedoch bitten, dass du ein paar Worte zum Kundenumfeld VOR Corona erzählst. Wie war es vor der Pandemie?

Anne Sendatzki: Das ist ein guter Ansatz. Es ist ein mittelständisches, sehr traditionsbewusstes Energieunternehmen im Süden Deutschlands. Die Besonderheit ist, dass alle Mitarbeiter an einem Ort, einem Standort sind, zwar verteilt über mehrere Gebäude, aber es ist sehr lokal zentriert an der Stelle. Die Kommunikation findet meist Face-to-Face statt, das heißt über Besprechungen, die vor Ort stattfinden, oder man geht schnell ins Büro vom Kollegen und klärt dort sein Anliegen und seine Fragen.

Tools wie Chat oder mobile Endgeräte wie Handys wurden vor Corona selten genutzt.

Tools wie Chat oder mobile Endgeräte wie Handys waren dort im Vorfeld weniger im Einsatz. In meiner Rolle bin ich dort regelmäßig hingefahren, habe dort meine Meetings gehalten, und bin dann wieder zurück nach München gefahren. Und dann kam Corona und alles hat sich ein bisschen geändert.

Eva-Lotte Gnüg: Nicht nur ein bisschen. Vor ungefähr zwei, drei Wochen begannen die Maßnahmen gegen die Ausbreitung von Corona. Es gibt Ausgangsbeschränkungen, man soll nicht mehr so viel raus, keine großen Gruppen mehr treffen, vielen Unternehmen wurden Reisen an andere Standorte verboten. Als externer Berater ist es schwierig, wenn man nicht mehr zu dem Unternehmen fahren darf, aber ebenso für das gesamte Unternehmen an sich. Du hattest bereits gesagt, dass alle direkt vor Ort arbeiten.

Anne Sendatzki: Ja, genau.

Eva-Lotte Gnüg: Wie seid ihr damit umgegangen? Wie habt ihr begonnen?

Anne Sendatzki: Man muss aus zwei Sichtweisen darauf blicken. Das eine ist, dass wir hier in Bayern etwas härtere Ausgangsbeschränkungen haben als der Rest der Bundesrepublik. Es gab dann einen Ansatz oder eine Maßnahme, dass die Teams aufgeteilt wurden und abwechselnd im Home Office sind, um die Dichte an Menschen in den Büroräumen zu reduzieren. Das war das eine. Und die andere Maßnahme war, dass das Projekt weitergehen musste, weil zum 1.4. viele Dinge in den IT-Systemen live gegangen sind, es ging um eine Anpassung in IT-Systemen im engeren Sinne. Wir sind so damit umgegangen, dass ich vor zwei, drei Wochen, das heißt in Woche eins, als die vermehrten Beschränkungen aufkamen, hingegangen bin, und alle Konferenzen und alle Treffen, die wir sonst vor Ort gehabt hätten, in Video- oder Webkonferenzen umgewandelt habe, und mit dem System, das wir intern auch bei mgm nutzen, eine disruptive Digitalisierung im Unternehmen geschaffen habe.

Wir haben alle Vor-Ort-Meetings in Video- und Webkonferenzen umgewandelt, um eine disruptive Digitalisierung in Unternehmen zu schaffen.

Das war der erste Schritt. Davor musste natürlich die Infrastruktur entsprechend aufgestellt werden, das heißt neben dem Organisatorischen wurde die IT-Abteilung eingeschaltet um alle möglichen Laptops und mobilen Endgeräte, die es gab, an Mitarbeiter rauszugeben. Das musste organisiert werden, und erst dann konnte das mobile und digitale Arbeiten beginnen.

Eva-Lotte Gnüg: Spannend. Wenn ein Unternehmen nicht daran gewöhnt ist, digital zu arbeiten, Meetings über MS Teams und ähnliches durchzuführen, was sind dann die Probleme, die am Anfang auftreten?

Anne Sendatzki: Die erste Hürde war, dass alle Kollegen sich mit den unterschiedlichen Tools vertraut machen mussten: Wie wähle ich mich ein? Wird ein Passwort abgefragt? Welches Passwort ist das? Muss ich noch etwas herunterladen? Es war für mich nicht immer einfach, da zu helfen, weil ich A) nicht vor Ort war, und B) mich über einen anderen Kanal, und zwar über die Applikation selber eingewählt habe, und nicht über den Browser. Das war die erste Hürde, hat aber dadurch super geklappt, dass die Kollegen sich untereinander geholfen haben. Wenn man Geduld hat und immer wieder zu Geduld mit sich selbst und anderen aufruft, hat das innerhalb von einem Tag bei den meisten geklappt, dass sie sich in die Video- oder Webkonferenzen erfolgreich eingewählt haben.

Es war gut, dass wir bestimmte Merkmale, die die persönliche Kommunikation hat, nicht ausgelassen haben.

Was außerdem gut war, war dass die Beteiligung an den Konferenzen sehr gut funktioniert hat, und zwar weil wir bestimmte Merkmale, die die persönliche Kommunikation hat, nicht ausgelassen haben. Zum Beispiel bei nicht-stumm-geschalteten Teilnehmern, wo im Hintergrund der Hund gebellt hat oder das Kind etwas wollte, haben wir das in die Konferenzen mit eingebunden und haben kurz darauf reagiert. Das war glaube ich ein sehr, sehr wichtiges Signal, dass man sagt „Hey, es ist eine neue Situation, es sind andere Rahmenbedingungen, da kann einmal etwas passieren und dazwischen kommen, und es ist nicht schlimm, weil wir alle jetzt neue Erfahrungen machen, und das schweißt uns mehr zusammen.“

Eva-Lotte Gnüg: Das erlebe ich ebenfalls so, und ich finde es sehr schön, zu sehen, wie die Toleranz für solche Dinge größer wird und das die Umstellung leichter macht. Kannst du uns Erfolgsfaktoren nennen, die euch dabei geholfen haben – es sind jetzt zwei Wochen seit der Umstellung – von einem Unternehmen, das fast keine digitalen Produkte genutzt oder digital Meetings abgehalten hat, zu einem Unternehmen zu werden, das das jetzt fast vollständig umsetzt? Was hat euch dabei geholfen?

Anne Sendatzki: Geholfen hat uns, wie bereits gesagt, Geduld zu haben und das am Anfang offen zur Sprache zu bringen und zu sagen „Es ist für alle neu. Es kann einmal etwas passieren, das ist nicht schlimm. Wir lernen jetzt gemeinsam an dem Prozess.“ Außerdem hat es geholfen, diese Meetings neu zu strukturieren, beziehungsweise auf die Struktur hinzuweisen, die man ohnehin hätte und zu sagen „Es ändert sich nichts. Wir haben wie gewohnt unsere Agenda. Wir schauen nicht auf einen großen Monitor, sondern ihr klickt hier hin und seht meinen Bildschirm, da ändert sich nichts dran.“ Das war ein Erfolgsfaktor. Und es war ein Erfolgsfaktor, dass ich vorher lange Zeit vor Ort war und man sich persönlich kannte. Wenn man das erste Mal Video- oder Webkonferenzen hat und sich nicht kennt – man ist in einem sehr fokussierten Rahmen, es ist ein sehr fokussiertes Setting, man trifft sich nur für dieses Thema und sämtliche andere Kommunikation non-verbaler Art findet nicht statt – ist es sehr schwierig, mit den Teilnehmern auf eine persönliche oder offene Ebene zu kommen. Wenn ich das mit anderen Projekten vergleiche die ich hatte, wo man weltweit verstreut gesessen hat, da hat es ein paar Wochen gedauert, bis das erste persönliche Wort stattgefunden hat. Es war ein Erfolgsfaktor, dass wir das nicht aufholen mussten. Ich habe nach Woche zwei in einer Projekt-Retro gefragt, wie die Situation wahrgenommen wird und die Rückmeldung war sehr positiv. Es hieß, dass das Tool – nicht nur die Web-Konferenzen, sondern außerdem das Chat-Tool – wirklich die Arbeit erleichtert und man viel fokussierter ist.

Dass man gezwungen war, mit diesen Tools zu arbeiten, um überhaupt das Projekt abschließen zu können, hat dazu geführt, dass viele Vorbehalte abgebaut wurden.

Insbesondere die Situation, dass man gezwungen war, mit diesen Tools zu arbeiten, um überhaupt das Projekt abschließen zu können, hat dazu geführt, dass viele Vorbehalte abgebaut wurden. Das zeigt, wie sehr der Mensch seine Komfortzone hat, sich Gedanken macht und Vorbehalte hat. Und da kann ich mit einem agilen Ansatz nur sagen: Machen und schauen, wie es ist, und nach zwei Wochen sagen „Okay, das war gut. Das war nicht gut. Das müssen wir umstellen.“, anstatt sich vorher so einen Kopf darüber zu machen.

Eva-Lotte Gnüg: Sehr schön, wie Corona verschiedenen Unternehmen zeigt, dass es klappen kann. Man kann nur hoffen, dass sie diese Einstellung in der Zukunft beibehalten. Genau dazu hätte ich noch eine Frage: Ihr habt jetzt einige Sachen geändert; denkst du, dass die Mitarbeiter in dem Unternehmen oder generell die Unternehmenskultur nach Corona – falls es ein wirkliches „nach“ Corona gibt – sagen „Okay, zurück zu unseren alten Arbeitsweisen und wir lassen das ganze Digitale wieder so stehen.“, oder siehst du Dinge, die gut angenommen werden, die den Leuten Spaß machen oder wo sie einen Mehrwert sehen? Die dann weitergeführt werden, wenn kein Home Office Zwang mehr besteht?

Anne Sendatzki: : Ich kann mir sehr gut vorstellen, dass Web- oder Telefonkonferenzen für die Teile oder Aufgaben des Projektes genutzt werden, die sehr aufgabenorientiert sind und wo man sich sehr schnell austauschen muss. Das sind im agilen Umfeld z.B. die Dailys, wo es darum geht, sich möglichst schnell zusammenzufunken und zu sagen „Das ist der aktuelle Stand. Das ist der Plan für heute.“ Formate, die wirklich Themen tiefgreifender behandeln, die z. B. Konfliktthemen beinhalten oder Retros, wo es darum geht, komplexere Themen zur Sprache zu bringen, oder Themen, die mit Kreativität zu tun haben und wo man brainstormen, in einem Raum sitzen und etwas auf Papier aufschreiben muss, da kann ich mir vorstellen, dass es sinnvoller ist, dies analog und vor Ort zu machen.

Das ist das Schöne: Man hat jetzt eine Handvoll Tools, die man für die unterschiedlichen Zwecke einsetzen kann.

Das ist das Schöne: Man hat jetzt eine Handvoll Tools, die man für die unterschiedlichen Zwecke einsetzen kann. Wenn man sich darüber hinaus bewusst wird „Was will ich mit meinem Team erreichen? Will ich einen schnellen Austausch haben? Will ich kreativ eine Lösung überlegen? Oder will ich Hindernisse aus dem Weg räumen?“, und genau weiß, mit welchem Tool und welchem Weg ich da am schnellsten hinkomme, ist das eine sehr schöne Lernkurve.

Eva-Lotte Gnüg: Sehr spannend. Vielen Dank für diese Einblicke und dass du dir heute die Zeit genommen hast. Wenn wir Sie da draußen ebenfalls neugierig gemacht haben, Sie Fragen zur Umsetzung von Digitalisierung oder zu Remote Work haben, melden Sie sich unter info@mgm-cp.com. Wir beantworten sehr gerne alle weiteren Fragen. Wir freuen uns auf jeden Fall, von Ihnen zu hören. Vielen, vielen Dank fürs Zuhören und bis bald. Tschüss.

Share