Kurz & knapp

  • Ab sofort ist der Dienst „E-Rechnung in Bayern“ des Bayerischen Staatsministeriums für Digitales im Internet verfügbar.
  • mgm hat das Angebot als technischer Dienstleister realisiert.
  • Der neue Dienst ermöglicht Gemeinden und öffentlichen Unternehmen die Ansicht und vereinfacht die vorgeschriebene Bearbeitung von E-Rechnungen.

Seit Mitte Juli 2020 haben viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von öffentlichen Einrichtungen in Bayern eine wichtige Hilfe: Mit dem Dienst „E-Rechnung in Bayern“ unter e-rechnung.bayern.de können sie nun elektronische Rechnungen von Lieferanten und Dienstleistern in einem hochsicheren Internetdienst validieren und visualisieren. Das ist wichtig, weil die Richtlinie 2014/55/EU der Europäischen Union öffentliche Auftraggeber verpflichtet, E-Rechnungen entgegenzunehmen.

Bayerischer Webdienst macht XRechnung lesbar

Doch nicht alle der 2.056 Gemeinden, Märkte und Städte, 71 Landkreise, 7 Bezirke in Bayern und deren öffentlichen Unternehmen nutzen bereits ein ERP- oder Rechnungssystem mit dieser eingebauten Funktionalität. Ohne eine technische Anzeige- und Übersetzungshilfe lassen sich E-Rechnungen allerdings nicht ordnungsgemäß weiterverarbeiten und buchen. Das Prinzip von „E-Rechnung in Bayern“: Eine nach dem Standard „XRechnung“ erstellte, XML-basierte Rechnungsdatei wird zum Server hochgeladen und ist dann sofort als HTML- und PDF-Datei für die weitere individuelle Bearbeitung herunterladbar.

„Die E-Rechnung ist ein ganz wichtiger Mosaikstein für die Digitalisierung von Organisationen“

Das Bayerische Staatsministerium für Digitales (StMD) hat das Projekt als Unterstützung für die öffentliche Hand initiiert, das Bayerische Landesamt für Steuern (BayLfSt) übernimmt den laufenden technischen Betrieb – und ein mgm-Team war als Dienstleister für die Entwicklung zuständig. „Die E-Rechnung ist ein ganz wichtiger Mosaikstein für die Digitalisierung von Organisationen“, meint Till Gartner, Executive Vice President bei mgm. Der verpflichtende und sichere Umgang stelle nicht nur kleine Verwaltungseinheiten vor Herausforderungen. „Mit ‚E-Rechnung in Bayern‘ können nun viele Behörden im schönen südlichen Bundesland aufatmen.“

A12-Plattform: Basis für Effizienz und Sicherheit

Um die Webanwendung möglichst schnell umsetzen zu können, nutzten die Entwickler Module der mgm-eigenen Enterprise Low Code Plattform A12. Vor allem bei Konzept und Aufbau des User Interfaces kamen die Widgets von A12 zum Einsatz. Im Gegensatz zur Individuellen Entwicklung brachte dies weniger Aufwand sowie eine geprüfte und ansonsten schwieriger umsetzbare Barrierefreiheit der Anwendung.

So gab es mehr Zeit für eine andere Baustelle. Denn gleichzeitig musste die Anwendung für das Rechenzentrum Nord entwickelt werden – und damit höchste Anforderungen an IT-Sicherheit und Datenschutz erfüllen. Hintergrund: Jede hochgeladene und umgewandelte Rechnung ist voller sensibler personenbezogener Daten, hinzu kommen interne Geschäftsdaten wie Rechnungspositionen, Mengen und Preise. Das System ist daher so entwickelt, dass während des gesamten Vorgangs ausschließlich im flüchtigen Speicher gearbeitet wird.

Mit Sicherheit zur richtigen Leitweg-ID

Außerdem ist in dem Webangebot ein Leitweg-ID Tool implementiert. Es ermöglicht seitens der Kommunen die Berechnung der notwendigen Prüfziffer, sowie indirekt die Kontrolle der gesamten Leitweg-ID seitens der Rechnungssteller. Die bis zu 44 Stellen lange Leitweg-ID ist die eindeutige Identifikation einer Behörde, vergleichbar mit der Adresse des Rechnungsempfängers. Das neue Tool errechnet nach einer definierten Formel aus der Grob- und Feinadressierung die notwendige Prüfziffer. Ehrensache: Beim Upload einer E-Rechnung prüft das System die Leitweg-ID in einem Vorgang mit.

Dauerhaft große ökologische und ökonomische Vorteile

Die elektronische Rechnungsstellung nach den EU-Vorgaben soll den bisherigen Aufwand – und damit Kosten – von der Erstellung bis zur Bezahlung und Archivierung stark reduzieren. Gemeint sind dabei nicht auch PDF-Dateien. Diese sind nur wenig besser als Papierrechnungen, weil nicht 100 Prozent exakt maschinenlesbar. Eine „echte“ E-Rechnung macht damit Schluss: Der Sender verschickt eine Datei, die nach einem definierten, allgemeingültigen Code aufgebaut ist. In Deutschland gilt nach einem Beschluss des IT-Planungsrats XRechnung als Mindeststandard. Erst diese strukturierten Daten machen einen interoperablen Austausch über Unternehmen, Behörden und Systeme hinweg möglich. In einem Editor geöffnet ist bei einer solchen Datei auf den ersten Blick nur eine Art Zeichenwirrwarr erkennbar.

Weitere Informationen gibt es in der StMD-Presseinformation.

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