Die Transformation auf eine moderne, digitale ERP-Plattform bringt viele Herausforderungen mit sich. Eine agile Implementierung bietet hierbei interessante Vorteile und sorgt oftmals für frühzeitig nutzbare effektive Verbesserungen, effizientere Arbeitsabläufe und insgesamt eine höhere Qualität der Ergebnisse.
Die Komplexität moderner ERP Systeme erfordert ein Umdenken
Für viele Unternehmen ist das Enterprise-Resource-Planning fester Bestandteil, um Kapital, Betriebsmittel, IT und andere Bereiche zu organisieren. Bei der Implementierung der ERP-Systeme kam bisher als Projektmethodik größtenteils das klassische Wasserfallmodell zum Einsatz. Hierbei sind Projektphasen klar voneinander getrennt, das Projekt geht erst nach Abschluss einer Phase in die nächste über. Der agile Ansatz hingegen nimmt Abstand von diesem rein sequentiellen Fortschritt: Kürzere Phasen, in denen Arbeitsschritte wie Analyse, Planung und Entwicklung sowie gleichzeitig stattfindende Tests wiederkehrend und parallel ablaufen – und somit iterativ-inkrementell implementiert wird, kennzeichnen ein agiles Vorgehen.
Lange Zeit herrschte die Meinung vor, dass ein agiles Vorgehen aufgrund der Größe, Dauer und speziellen Struktur nicht mit einer ERP-Implementierung vereinbar sei. Ein fataler Irrweg, denn gerade aufgrund der komplexen Natur moderner ERP-Systeme und entsprechender Konsequenzen für die Implementierung, ist ein agiler Ansatz die deutlich erfolgversprechendere Strategie für die Transformation auf die neueste ERP-Generation.
ERP Transformationen sind nach wie vor ein aktuelles Thema
Die Weiterentwicklung des ERP ist neben anderer IT-Trends wie ‚Cloudifizierung‘ und ‚Künstlicher Intelligenz‘ kontinuierlich eines der Hauptthemen in der IT-getriebenen Digitalisierung von Unternehmen. Moderne ERP-Lösungen bieten den Unternehmen viel Potential für die Digitalisierung, die ältere Systeme nicht mehr leisten können – z.B. im Bereich Business Intelligence und mobile Lösungen. Zusätzlich gehen einige Programme auf das Ende des Lebenszyklus zu und werden nicht weiter unterstützt. In diesem Zusammenhang stehen viele Unternehmen vor der Frage, ob die bestehende Infrastruktur aufgerüstet oder komplett auf ein neues System migriert werden soll.
Kurzum: Eine Transformation auf ein modernes ERP-System, wie z.B. S/4HANA von SAP, steht für viele Unternehmen momentan auf der Agenda.
Vorteile einer agilen Implementierung von modernen ERP-Systemen
In der Beherrschung von komplexen, also eher nicht im Detail planbaren Vorhaben, mit einer Vielzahl von Unbekannten und resultierenden dynamischen Wechselwirkungen, spielt der agile Ansatz seine Vorteile aus. Komplexitätsbeherrschung benötigt unter anderem schnelle, unkomplizierte Entscheidungen basierend auf konkreten Ergebnissen kurzer Entwicklungszyklen. Klassische, sehr lange Projektphasen mit Entwicklungen basierend auf umfassenden Anforderungslisten, tragen im komplexen Umfeld ein drastisch erhöhtes Risiko für Fehlinvestitionen mit sich.
Die Vorteile einer stringenten agilen Implementierung sind offensichtlich. Kleine, crossfunktionale Teams – also eine Mischung aus IT Entwicklern, Designern, Testern und vor allem Business Analysten aus den Fachbereichen – arbeiten von Anfang bis Ende des Projekts gemeinsam am Fortschritt und können die Auswirkungen ihrer Arbeit konkret und effektiv bewerten. Durch die enge Kooperation von IT und Business wird verhindert, dass die Projekte entweder am Bedarf des Unternehmens vorbeigehen oder dass deren Implementierung unnötig kompliziert wird. Der entscheidende KPI ist die Nutzbarkeit der Ergebnisse – und dieser wird durch die Struktur der Projektteams unmittelbar transparent und sofort messbar.
Sehr große Projekte, wie z.B. die Einführung von ERP-Systemen leiden sehr häufig unter ihren komplexen Strukturen. Dies führte – auch in der Vergangenheit – oft zu trägen, langsamen Fortschritten und viel Frust bei den Entscheidungsträgern. Eine agile Einführung adressiert gezielt diese Schwachstellen früherer Projektmodelle und sorgt für mehr Transparenz, mehr Entscheidungsfähigkeit und damit schlussendlich für mehr Effektivität.
Agiler Ansatz und ERP in der Praxis
Um einen agilen Ansatz in einem Implementierungsprojekt für ein ERP einzusetzen, reicht es nicht, beliebige Rituale bekannter agiler Frameworks wie z.B. Scrum einzusetzen, sondern es findet ein Veränderungsprozess aller Beteiligten hin zu einer agilen Denkweise statt. Als Beispiele seien hier der Wechsel von Spezialistentum in Bereichssilos zu cross-funktionalem Arbeiten an E2E-Prozessen, die sehr konsequente Kunden-/ und Nutzenorientierung als wichtigstes Messkriterium, die iterative Planung über kleinere Etappenziele (Inkremente, Prototypen) sowie die stringente Trennung zwischen Problem- und Lösungsraum genannt. Letzteres bietet den Entwicklungsteams ungewohnte Freiheiten in der Entwicklung, um möglichst kreativ auf komplexe Anforderungen reagieren zu können – erfordert aber Umdenken bei den beteiligten Rollen, z.B. dem klassisch ausgebildeten Projektleiter.
Zu einem agilen Projekt gehört dementsprechend eine Ausbildung der beteiligten Menschen, in dieser Art zu arbeiten. Größere Eigenverantwortung, inkrementelles Vorgehen, allerhöchste Transparenz auf allen Ebenen, andere Entscheidungswege etc. müssen erlernt und erprobt werden – damit die Stärken des agilen Ansatzes zum Tragen kommen.
Dies im Blick empfiehlt es sich, ein agiles ERP-Implementierungsprojekt mit einem Veränderungsmanagement zu begleiten, Restriktionen, Freiheitsgrade und Potentiale sauber zu analysieren und zu nutzen, ein adäquates Stakeholder- und Kommunikations-Management aufzusetzen und Stück für Stück die agile Reife der Teams zu fördern und auch zu fordern.
Langfristige Auswirkungen von agilem ERP
Ein agil durchgeführtes ERP-Projekt auf Basis einer agilen Strategie kann mittel- und langfristig zahlreiche Vorteile für das Unternehmen erzeugen. Neben einer erhöhten Erfolgsgarantie des Projekts an sich, wird der erste Schritt zur Auflösung von veralteten, langsamen und überladenen Arbeitsstrukturen gegangen.
Indem schlankere Projektstrukturen erprobt und deren Effektivität bewiesen wurden, wird das Risiko für Fehlinvestitionen und langwierigen, trägen Projekten im künftigen Portfolio des Unternehmens signifikant gesenkt. Durch mehr Nähe zur tatsächlichen Nutzung der Ergebnisse, arbeiten agile Teams oftmals deutlich motivierter; leben eine offene und direkte Kommunikation und verbessern sich kontinuierlich. Übergabepunkte, die in der Vergangenheit immer die Sollbruchstellen waren – z.B. die finale Übergabe von Entwicklung in Betrieb – werden durch das crossfunktionale Verständnis sukzessive abgebaut.
Zusammengefasst: Die agile Implementierung eines so zentralen Projekts wie eine ERP-Implementierung bietet für Unternehmen die Chance, eine Veränderung des gesamten Unternehmens anzustoßen – hin zu mehr zukunftsfähiger, kundenorientierter Strategie, effizientem übergreifenden Portfolio-Management und schlanken Projektverfahren – also: mehr Business Agilität.
