Project Portfolio Management – Die 5 wichtigsten Fragen, die sich Unternehmen nach der Krise stellen sollten

Nach der Krise ist vor der Krise. Wirtschaftlich hat Corona zu starken Einbußen geführt, die fast alle Unternehmen mehr oder weniger zu spüren bekommen. Zudem haben sich die Markt- und Arbeitsbedingungen in vielen Branchen stark verändert, so dass schnelle Reaktionen notwendig waren und immer noch sind. Es gibt viele Stellschrauben, an denen gedreht werden kann, um auf diese Veränderungen zu reagieren. Eine Option ist, dass Projektportfolio genauer unter die Lupe zu nehmen, denn gerade hier lassen sich Effizienzsteigerungen, Einsparpotenziale und auch strategische notwenige Anpassungen erreichen. Durch Assesments aller laufenden und geplanten Projekte sollte dringend eine Risikobewertung und Analyse von Abhängigkeiten vorgenommen werden, um sich einerseits für eine womögliche neue Welle wirtschaftlicher Einschränkungen zu rüsten und andererseits, um sich zukünftig unabhängiger aufzustellen. Langfristig hilft die Einarbeitung von Priorisierungskriterien für das Portfolio Management, um dieses zukünftig ideal auf die Unternehmensstrategie sowie die IT- und Digitalisierungsstrategie auszurichten.

Tobias Richwien, als Berater spezialisiert auf das Thema Project Portfolio Management, hat Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen dabei unterstützt, ihr Portfolio neu auszurichten. Hier beantwortet er die wichtigsten Fragen.

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1. Wie können Unternehmen in wirtschaftlichen schwierigen Zeiten schnell ihr IT-Projektportfolio re-priorisieren, um kurzfristige und mittelfristige Sparmaßnahmen umzusetzen?

Tobias Richwien: Zu Beginn sollte eine Analyse des Portfolios mit Blick auf die Einsparpotenziale und deren Charakter vorgenommen werden. Um geeignete Assesments durchführen zu können, sollten diese auf jeden Fall von Personen fachlich begleitet werden, die die Mechanismen hinter IT-Kosten und IT-Projekten sehr genau kennen. Langfristige Auswirkungen und Risiken bei der Portfoliobewertung müssen unbedingt mit in die Betrachtung reflektiert werden, hier sollte keinesfalls nur die gegenwärtige Situation einbezogen werden. Und schlussendlich muss dann auch eine Entscheidung auf Basis der Ergebnisse des Assesments getroffen werden, um die ermittelten Potenziale auch tatsächlich zu heben. Erfahrungsgemäß klingt das einfacher als es vielen Unternehmen fällt. Der Entscheidungsprozess ist vielleicht der schnellste Part im Projekt, aber fast immer der schwierigste. Es hilft, den Tunnelblick zu öffnen und auch die Perspektiven externer Betrachter zu Rate zu ziehen.

2. Wie können Unternehmen schnell komplett geänderte Anforderungen und strategische Ziele bestimmen, um der geänderten Globalsituation gerecht zu werden und das Projektportfolio darauf auszurichten?

Tobias Richwien:  Zuerst ist hier die Analyse der strategischen Situation notwendig. Der Berater bringt zusätzliche Blickwinkel und Aspekte ein. Insbesondere die strategischen Entscheidungskriterien für das Portfoliomanagement müssen sich den neuen Gegebenheiten anpassen, und das sehr schnell. Danach steht auch hier ein dem Bedarf entsprechendes Assessment des bestehenden Portfolios an. Genau wie strategische Ziele sollten sich unternehmensweite Maßnahmen im Rahmen der Corona-Krise in den unmittelbaren Profiteuren der geplanten Projektergebnisse finden. Ein weiteres Augenmerk gilt der Umsetzungsgeschwindigkeit der Vorhaben und Projekte, die ihren Nutzen und ihre Wirksamkeit nicht erst in ein paar Jahren zeigen sollten. Mit vielseitigen Werkzeugen, Methoden und Visualisierungen kann man die unterschiedlichen Gremien und Governance-Bodies beim Entscheidungsprozess unterstützen.

3. Wie kann das Unternehmen die notwendigen Maßnahmen in der Corona Krise schnell und unbürokratisch durch den bestehenden Portfolio-Prozess bekommen?

Tobias Richwien: Schnelles aber umsichtiges Handeln ist in Krisensituationen immer entscheidend. Es gibt einfache, aber sehr wirksame Methoden, um die Governance-Prozesse der Situation des Unternehmens entsprechend anzupassen bzw. außerordentliche Entscheidungen schnell zu treffen. Zum Beispiel denke ich da an sehr eng gesteuerte Workshops, in denen in kürzester Zeit eine Re-Priorisierung einzelner Portfolios umgesetzt werden kann. Bei allen Maßnahmen sollte es selbstverständlich sein, dass auch das „Warum“, das zu dieser Maßnahme führte, dokumentiert wird und natürlich alle Folgen jeder Entscheidung fundiert geplant und transparent gemacht werden. Trotz „Fahren auf Sicht“, wie es in einer Krisensituation oder unter extremen Druck oft der Fall ist, muss eine planbare Zukunft gestaltet werden. Diesen Weitblick beim Kunden zu schärfen, ist mir persönlich besonders wichtig.

4. Durch die geänderten Rahmenbedingungen haben viele Unternehmen insbesondere in der IT und in Bezug auf Prozesse schnelle Workarounds geschaffen. Wie können diese nun bestmöglich in einen Regelbetrieb überführt und  stabilisiert werden bzw. wie entscheiden Unternehmen, ob diese überhaupt bestehen bleiben sollten?

Tobias Richwien: Die heutigen Retter in der Not können die morgigen Sorgenkinder werden. Bei IT Workarounds ist das ein reelles Risiko. Denn wenn der IT-Betrieb wieder in ruhiges Fahrwasser kommt, sollten alle Lösungen den Standards und Prozessen folgen, die die IT des Unternehmens auch vorher so effizient und sicher gemacht haben. Nicht zuletzt im IT-Portfoliomanagement muss man sich deshalb heute schon, auch wenn Workarounds noch notwenig erscheinen, mit der Überführung der schnellen Lösungen in dauerhafte Services beschäftigen. Flexibilität in den Portfolioprozessen ist daher ein Kernkriterium zum meistern dieser Aufgabe.

5. Wie können Unternehmen die aktuelle Situation nutzen, um zu einem agileren Portfolio-Management zu kommen?

Tobias Richwien: Schon länger hat sich gezeigt, dass die bei vielen Unternehmen vorherrschende jährliche Planung, sei es inhaltlich oder finanziell, nicht mehr zeitgemäß ist. In der jetzigen Situation im Rahmen von Corona zeigt sich ganz deutlich, dass die bestehenden Prozesse und Mechanismus viel zu starr sind. Daher sollten sich Unternehmen dringend mit der Frage auseinandersetzen, wie das Projektportfoliomanagement modernisiert und agiler gestaltet werden kann. Ich persönlich konnte als Berater viele positive Erfahrungen mit einem Enterprise Portfolio Kanban, quartalsmäßigen Planungen, OKR’s oder ähnlichem sammeln, die ich Unternehmen als Methode hin zu einem agileren Ansatz sehr empfehlen kann. Durch kluge Entscheidungen lässt sich dieser Krise etwas Positives abgewinnen und es lassen sich dauerhafte Optimierungen für das Unternehmen erreichen. Ich sehe dies als Chance für Unternehmen, die Weichen neu zu stellen.

 

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