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Seit einigen Wochen erfolgt in vielen Firmen die Arbeit vorwiegend aus dem Homeoffice heraus, Teams arbeiten verteilt und die Koordination von beruflichen und familiären Aufgaben stellt jeden vor eine besondere Herausforderung. Was können Sie als Führungskraft nun tun, um wieder einen Flow in die Abläufe zu bekommen?

Sie können in dieser Situation nun zwei Stärken beweisen: Einerseits gilt es die Aufgaben mit Ihrem Team nun so zu strukturieren, dass sie gut bewältigt werden können. Das bedeutet: Aufgaben, Timings und Vereinbarungen müssen klar formuliert und für alle transparent sein. Andererseits sind Sie nun als Führungskraft besonders gefragt, den Teamgeist zu bewahren und auf zwischenmenschliche Bedürfnisse einzugehen. Viele Informationen prasseln nun auf Sie und Ihr Team ein und da hilft es sich genau zu überlegen: Wie sollen diese verarbeitet werden? Und welche Aufgaben müssen darüber hinaus bewältigt werden. Planen Sie unterschiedliche Meetings mit unterschiedlichen Zielsetzungen und Formaten ein.

Viel wichtiger als beim analogen Arbeiten ist es nun zu überdenken, welche Arten von Aufgaben nun in Ihrem Team anstehen: Sind es einfach strukturierte Standardaufgaben, deren Bearbeitung sich im Vergleich zum analogen Bearbeiten kaum unterscheidet? Oder sind es komplexe Aufgaben, deren Lösungsfindung Kreativität und unterschiedliche Sichtweisen benötigt? Reflektieren Sie: Wer aus meinem Team hat die Skills für diese Aufgaben und welches Austauschformat wird benötigt, um zu einer Lösung zu kommen? Initiieren Sie diese Formate und benennen Sie klar die Verantwortlichkeiten.

On top liefern die Entwicklungen der Corona-Krise noch zusätzlich Aufgaben. Auch hier ist eine Reflexion ratsam: Geht es darum, die aktuelle Situation und die Auswirkungen aus der Corona-Krise für Ihr Team zu bewerten? Überlegen Sie, wie sie als Team auf die sich jetzt schnell verändernde Situation reagieren wollen. Sinnvoll kann es sein, nun häufiger kurze Meetings abzuhalten, um über die aktuelle Lage zu beratschlagen. Beziehen Sie Ihr Team in Ihre Überlegungen mit ein und entwickeln Sie eine gemeinsame Vorgehensweise. Wenn im Vordergrund stehen soll, dass Ihr subjektive Eindrücke miteinander teilt, dann eignet sich ein offenes, informelles Meeting auch gerne an den Randzeiten des Tages. So kann ein gemeinsames Stimmungsbild vom Team entstehen. Wenn Sie nur bedingt Zeit für Teammeetings haben, so versuchen Sie diese Teile (Kreatives Überlegen, Brainstorming, Sounding, offene Fragerunde) und Aufgabenkoordination durch Agendapunkte gut voneinander zu trennen.

Sie sind nun auch der erste Hüter des Teamspirits und auch dafür sollen Räume geschaffen werden: Was macht das Team aus? Wie würde es analog mit diesen Herausforderungen umgehen? Und versuchen Sie nun diese Diskussionen und Räume digital zu schaffen. Die Basis, die Sie dazu beisteuern können, ist eine Vertrauenskultur zu etablieren und Geduld und Verständnis für die individuellen Situationen Ihrer Teammitglieder zu haben. Das kann beinhalten, sich bei zurückhaltenderen Teammitgliedern mit einem persönlichen Telefonat nach dem Befinden zu erkundigen und auch gezielt die Zusammenarbeit zu fördern. Dies erreichen Sie, indem Sie Arbeitsaufträge bewusst an zwei Personen verteilen, auch wenn dies im Normalfall von einer Person zu bearbeiten wäre. Damit erzielen Sie emotionale Sicherheit und eine schnellere Bearbeitung als positiven Nebeneffekt.

Zu guter letzt hilft es sich zu vergegenwärtigen, dass die Zusammenarbeit in Ihrem Team vorwiegend auditiv und visuell erfolgt. Überspitzt gesagt, alle schauen den ganzen Tag auf einen Bildschirm und bewegen sich weniger als im üblichen Büroalltag. Neben dieser Bewegungseinschränkung kommt hinzu, dass auch kurze persönliche Absprachen nun „extra“ geplant werden müssen, sei es durch einen Anruf oder eine kurze persönliche Nachricht. Auch konfliktbehaftete Themen werden nur auditiv und visuell erfasst und bearbeitet. Das bedeutet, Ihre Mitarbeiter müssen es nun lernen, alle Reaktionen und auch Gefühlsregungen zu verbalisieren. Das erfordert viel Konzentration und Übung. Als Führungskraft können Sie mit gutem Beispiel voran gehen und beginnen Ihre Wahrnehmungen von Situationen und Themen zu schildern, erste Impulse und Gefühle auf neue Entwicklungen zu teilen. Erinnern Sie auch immer wieder, Pausen zu machen oder den Ort zu wechseln.

Als Fazit lässt sich festhalten: Sie müssen nicht nur koordinieren, wer was macht. Vielmehr geht es darum im Vorfeld zu reflektieren, welche Herausforderung auf Ihr Team wartet, und mit welchen Formaten Sie diese strukturieren und dabei gleichzeitig das Team aufrecht erhalten.

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