SAP S/4HANA: Technisches Potenzial durch Mitarbeiterbefähigung ausschöpfen – Podcast mit Matthias Uebel und Torben Mauch

Interview

Carla Tusche: Hallo und herzlich willkommen zu einer neuen Folge des mgm Podcast. Mein Name ich Carla Tusche und wir sprechen heute über das Thema “The Power of Automation, vom Sachbearbeiter zum Datenanalysten mit SAP S/4HANA”. Ja, für unsere Verhältnisse ein etwas reißerisch klingender Titel, auf den wir gleich mit meinen beiden heutigen Interviewgästen Matthias Uebel und Torben Mauch im Detail eingehen werden. Das Thema reiht sich gut ein in unsere letzten Podcast-Folgen zu SAP, oder rund um SAP, in denen wir uns mit der ganzheitlichen Transformation beschäftigen die durch eine SAP-Umstellung in Unternehmen ausgelöst wird und die unterschiedlichen Aspekte betrachten. Zum heutigen Thema vertreten meine beiden Interviewgäste die These, dass Automatisierung, dass eine durch SAP ausgelöste Automatisierung weniger eine technologische als vielmehr eine kulturelle Herausforderung ist, bei der sich MitarbeiterInnen, die mit SAP arbeiten, zunehmend zu Wissensarbeitern entwickeln, in unserem Beispiel zu Datenanalysten. Eine steile These, zu der die Beiden in unserem Gespräch gleich Stellung beziehen werden. Um das Thema in einen Praxiskontext zu bringen, möchten wir über SAP S/4HANA im Retail-Bereich sprechen, aber selbstverständlich ist das alles auf andere Branchen übertragbar. Kommen wir jetzt zu meinen beiden Gästen, ich begrüße ganz herzlich Torben Mauch, Principal der Nagarro Allgeier ES und Experte für Changemanagement im Rahmen von SAP-Projekten und Matthias Uebel, mgm consulting partners, Principal Consultant und dort als Experte für Organisationsentwicklung und Changemanagement in Kontext der digitalen Transformation unterwegs. Hallo ihr beiden und herzlich willkommen. Ich würde sagen, wir steigen direkt ins Thema ein. Thorben, was bedeutet den Automatisierung im Zusammenhang mit S/4HANA im Retail Business? Was wird da konkret automatisiert, kannst du uns ein Beispiel nennen?

Torben Mauch: Da gibt es sehr viele und sehr mannigfaltige Beispiele, zum Beispiel, Debitorenbuchhaltung, wo durch Automatisierung sehr viele manuelle Erfassungstätigkeiten wegfallen. Oder im Bereich von Umsatzsteuer ID-Prüfung, wo automatisch Stammdaten und Faktoren geprüft werden, oder offizielle Prüfergebnisse automatisch angefordert werden können. Was für viele Leute interessant ist, die sich nicht so mit dem Einzelhandel oder dem Retail Business beschäftige, ist das Thema automatische Disposition, die sich in den vergangenen Jahren und Jahrzehnten hin von einer einfach Nachschubsicherung hin zu einer vorausschauenden Supply Chain Planung entwickelt hat.Hier spielt so ein Thema wie Efficient Consumer Response, die Aufnahme von Kundenresonanzen eine ganz wichtige Rolle. Das war in den vergangenen Jahrzehnten eher ein Kunstwort, ein Wunschbegriff. Durch Methodiken, wie zum Beispiel, Predictive Analytics, die im Rahmen von Business Analytics angewendet werden und auf Basis von Datamining möglich sind, können umfangreichere Datenvolumina analysiert werden und wir können in ganz andere Dimensionen eindringen und viel besser die Beschaffungs- und Absatzprozesse steuern und weiter optimieren.

Carla Tusche: Und welche konkreten positiven Effekte werden durch diese Automatisierung mittels S/4HANA erzielt, Torben?

Torben Mauch: Ein ganz wichtiger Aspekt ist das Thema Reduktion von Routinearbeit. Das macht keinem Menschen Spaß und durch das Thema Automatisierung wird jeder von dieser Arbeit entlastet in unterschiedlichen Formen. Durch Automatisierung kommt es dazu, dass es eine viel höhere Durchlaufgeschwindigkeit gibt und eine viel geringere Fehleranfälligkeit. Das sind ganz wichtige Schritte, aber das, was den echten Mehrwert bringt beim Thema Automatisierung, ist dass zielgruppengenaue Informationsströme gesteuert werden können. Wir kommen zu einer wesentlich höheren Informationsdichte und Qualität mit besseren Insights zum Kunden, wir entwickeln uns weg vom Reagieren hin zu einem Agieren, weil Informationen viel schneller und viel besser vorhergesagt werden können. Anpassungen in den Lieferketten und der Bedarfsplanung sind viel schneller möglich durch Automatisierung. Und wir kommen viel mehr in diesen Bereich, dass wir uns überlegen können, wie die Geschäftsprozesse zu optimieren sind, anstatt sich damit zu beschäftigen, sie auszuführen. Und das bedeutet, es gibt viel mehr Zeit zum Nachdenken, wie ich meine Prozesse optimiere, wie ich Daten und Informationen innovativer nutzen kann, um zum Beispiel in der Preisgestaltung zu arbeiten, an der Bereichsgestaltung zu arbeiten, oder mich mit Verpackungsgrößen zu beschäftigen. Das Andere ist, wir können uns viel mehr auf Punkte konzentrieren wie den Beschaffungsmarkt. Es geht darum, dass der Beschaffungsmarkt zum Kundenmarkt passen muss. Ein Kernthema vom Einzelhandel, aber das ist durch Automatisierung viel optimierter möglich. Insgesamte Vorteile von S/4HANA sind die signifikante Steigerung der Effizienz, Produktivität, das Thema Potenziale der Kundenbindung und ganz wichtig, höhere Profitabilität. Dennoch, diese wirtschaftlichen Vorteile werden in Implementierungsprojekten überhaupt nicht erreicht, wenn es nur darum geht, ein altes System abzulösen. Dann kann man sagen, kann man sich das Thema Einführung SAP S/4HANA ersparen.

Carla Tusche: Das waren sehr viele Punkte, die du aufgelistet hast, die sehr spannend klingen. Du sagst, durch diese ganze Informationsfülle, die man da erreicht, kann man die Fehleranfälligkeit reduzieren, man kann Durchlaufgeschwindigkeiten erhöhen et cetera pp und das Wichtigste ist, dass du sagst, man kann agieren statt reagieren, also seine Strategie darauf ausrichten. Diese wirtschaftlichen Vorteile klingen sehr nach Hochglanzbroschüre, das ist sehr vollmundig dargestellt, ganz viel wird uns versprochen, aber wenn du sagst, dass ein reines Implementierungsprojekt das gar nicht erreichen kann, ist es dann alles nur Theorie?

Torben Mauch: Ich würde S/4HANA vergleichen mit einer hochmodernen Maschine mit vielen Möglichkeiten und Innovationspotenzialen, die es absolut vorher nicht gab. Das hilft aber alles nichts,wenn die keiner in dem beteiligten Unternehmen richtig einschätzen und bedienen kann. So eine Maschine selbst bringt mir überhaupt nichts, wenn ich nicht weiß, wie ich sie nutzen soll und das ist hier das Entscheidende.

Carla Tusche: Für mich klingt das jetzt so, als helfe dem Unternehmen die Einführung von S/4HANA gar nicht weiter, wenn man nicht weiß, wie man diese Potenziale des ERP-Systems ausschöpft und richtig bedient. Verstehe ich das richtig?

Torben Mauch: Genau, wenn ich die beteiligten Menschen nicht in den Fokus stelle, dann ist das so, wie du es gesagt hast.

Carla Tusche: Und was muss ich beachten, wenn ich S/4HANA richtig zum Laufen bringen und alle Möglichkeiten ausschöpfen will?

Torben Mauch: Da gibt es einmal das Thema technische Perspektive, S/4HANA ist eine Art zentraler Core für meine IT-Landschaft. Es ist so, dass er mir eine technische Grundlage und einen Ruhepunkt verschafft in der IT-Landschaft, aber S/4HANA bietet ebenso die Möglichkeit, viel mehr und viel optimierter andere Systeme anzubinden und S/4HANA ist kein Allheilsbringer, sondern S/4HANA ist der Ruhepunkt und man muss andere Systeme, wie zum Beispiel ein Kassensystem oder App-Schnittstellen, oder Lagerverwaltungssysteme weiter betreiben und so betreiben, dass sie komplett auf das jeweilige Geschäftsmodell optimiert sind. Und S/4HANA ist da wirklich ein zentraler und wichtiger Core. Das heißt, die technische Perspektive spielt eine ganz entscheidende Rolle, aber es geht darum, dass man die Prozessperspektive nicht aus dem Auge verliert. Da geht es darum, dass Geschäftsprozesse nicht einfach nur überdacht werden müssen und überlegt werden muss, wie bekomme ich die abgebildet, sondern die Geschäftsprozesse müssen komplett neu gedacht werden, wir müssen neu denken. Es geht nicht darum, zu überlegen, wie ich irgend etwas altes optimiere, sondern ich muss mich von diesem Alten lösen und mich ebenfalls mit dem Thema Geschäftsstrategie beschäftigen, wenn ich S/4HANA Projekte vorantreiben will und es geht um bereichsübergreifende Workflows, die sauber über alle Instanzen definiert sein können. Es geht zum Beispiel um eine End-zu-End Betrachtung von Prozessen und man muss den Mehrwert im Blick haben und es geht ebenso wenig nur um das einzelne Unternehmen, sondern es geht um das System in dem sich das Unternehmen befindet. Das heißt, es müssen ebenfalls Geschäftspartner und, ganz wichtig, die Kunden berücksichtigt werden und die Kunden müssen im Fokus stehen.

Carla Tusche: Jetzt hast du einerseits einmal die technische Perspektive erwähnt, dass S/4HANA der Core ist, aber nicht die Lösung für alles, sondern dass man es trotzdem in die IT Systemlandschaft einbetten muss und der zweite Punkt war dann die Prozessperspektive, wo du nochmal betont hast, dass wirklich Prozesse neu gedacht werden müssen, nicht überdacht, sondern wirklich neu etabliert und optimiert werden müssen. Dann hast du noch den Aspekt Geschäftsstrategie und die bereichsübergreifenden Workflows genannt. Jetzt haben wir sehr viel über Technologie und Prozesse gesprochen und was es da zu beachten gibt, aber eure These war ja, wie anfangs erwähnt, dass die S/4HANA-Einführung eine kulturelle Herausforderung sei. Was muss ich denn dann in Bezug auf Mitarbeiter, Mitarbeiterinnen und die Organisation beachten, wenn ich S/4HANA zum Laufen bringen will? Matthias, kannst du da nochmal etwas dazu sagen?

Matthias Uebel: Ja, ich möchte zunächst einmal auf das eingehen, was Torben gesagt hat. Ein großer Vorteil von SAP ist es, ein hohes Maß an Standardisierung, an Modernisierung der IT-Landschaft zu erreichen und damit gewissermaßen weg von den liebgewordenen Eigenentwicklungen, sogenannten Legacy Systemen zu kommen. Und Torben sprach von Prozesse neu denken und nach unserer Erfahrung tun sich da Unternehmen immer noch schwer, den Weg der Standardisierung zu gehen, aber es bringt den Unternehmen ebenfalls Vorteile und die liegen in einem nahtlosen Zusammenspiel aller IT-Anwendungen. Und, wenn sich aber Unternehmen dann für eine solche technische Integration der Prozesse entscheiden, dann heißt das ebenfalls, in durchgehenden End-to-End Wertschöpfungsketten zu denken. Und, wenn ich von Denken spreche, sind wir ganz schnell bei Menschen und deren kulturellen Verhaltensweisen. Und das Problem aus kultureller Sicht besteht darin, dass das Denken in Wertschöpfungsketten im Widerspruch steht zur klassischen Silokultur, die sich fest in das kulturelle Gedächtnis einer Organisation eingebrannt hat. Und da muss man etwas vorsichtig sein, weil das Thema Silodenken, oder der Begriff Silodenken eine eher negative Konnotation hat. Das klingt so, als hätten Unternehmen da etwas versäumt und hätten etwas falsch gemacht. Das ist nicht der Fall, sondern das war lange Zeit so, dass Silodenken durchaus Sinn gemacht hat, weil es insbesondere in den Zeiten der Industrialisierung um Arbeitsteilung ging und da war das Silodenken durchaus sinnvoll. Heute im Rahmen der digitalen Transformation geht es nicht mehr um das Organisieren von Massenproduktion, sondern es geht eher darum, Kundenbedürfnisse zu befriedigen. Wir sprechen dann von Customer Centricity, oder darüber Datentransparenz über die gesamte Wertschöpfungskette zu erzielen, eine Kultur der Kolaboration, der interdisziplinären Zusammenarbeit zu schaffen, verbunden mit der Bereitschaft zu mehr Transparenz. Wir sprechen dann von Teilen von Daten, Teilen von Information und so weiter. Und, Carla, der Kern deiner Frage war ja, was gilt es zu tun aus kultureller Sicht? Und da wäre das Erste auf jeden Fall, einen Erkenntnisgewinn zu erzielen, das Verinnerlichen, dass alles miteinander zusammenhängt, dass alles in Wechselwirkung steht, verbunden mit der Bereitschaft, dann ebenfalls Verantwortung zu übernehmen. Verantwortung für Datenqualität, für Prozessqualität zu übernehmen, wo andere entlang der Wertschöpfungskette profitieren. Nicht ich selber profitiere, sondern andere profitieren entlang der Wertschöpfungskette. Ich stabilisiere damit die gesamte Wertschöpfungskette. Und, wenn Mitarbeiter zunehmend von Routineaufgaben entlastet werden, das hatten wir ja ganz zu Anfang in der sogenannten steilen These vom Sachbearbeiter zum Knowledge Worker, oder zum Datenanalysten bezeichnet, da muss man sagen, Mitarbeiter müssen erst einmal “können”. Das heißt, ich muss dafür sorgen, dass sie trainiert werden, dass sie umqualifiziert werden und das nicht nur fachlich, wenn es um den Umgang mit Daten geht, wenn es um den Umgang mit dem System geht, sondern ebenfalls in ihrem Verhalten, in dem Denken in Wertschöpfungsketten verbunden mit einem Umgang mit Freiheitsgraden und so weiter. Und Mitarbeiter müssen Können, aber sie müssen ebenfalls Dürfen. Dürfen bedeutet, das ist eine Führungsaufgabe, die notwendigen strukturellen Rahmenbedingungen zu schaffen, Freiräume zu schaffen. Mitarbeiter müssen Fehler machen dürfen, oder besser gesagt, Mitarbeiter müssen experimentieren dürfen und sie müssen ebenfalls über Disziplinen und Abteilungen hinweg multidisziplinär voneinander lernen. Das Stichwort Lernen ist hier ganz wichtig, wir nennen das dann “Lernende Organisationen” und da entsprechende Strukturen einer solchen lernenden Organisation zu schaffen mit einer lebendigen Kommunikationskultur, mit den entsprechenden strukturellen ebenfalls technischen Rahmenbedingungen, wie das Entwickeln, oder das Bereitstellen eines Kolaborationstools, beispielsweise.

Carla Tusche: Das hört sich alles sehr gut an. Du hast einmal den Aspekt Zusammenarbeit erwähnt statt Silodenken, das Teilen von Daten und Information, dadurch die Verbesserung der Zusammenarbeit, ebenfalls die maximale Transparenz, die da geschaffen wird und die Erkenntnis, dass alles in Wechselwirkung zueinander steht. Dann hattest du noch die größeren Entscheidungsspielräume für Mitarbeiter angesprochen, die ebenfalls eine gewisse Vorbereitung, ein gewisses Training der Mitarbeiter bedingen, und der dritte Aspekt war die lernende Organisation, dass man eine lebendige Kommunikationskultur, Lern- und Kolaborationsplattform schaffen muss, um das überhaupt zu ermöglichen. Klingt alles sehr, sehr positiv, aber Automatisierung wird ebenfalls immer mit einem Arbeitsplatzverlust in Verbindung gebracht. Es ist oft schon eine sehr reelle Angst, die Mitarbeiter haben, dass sie dann vielleicht wegrationalisiert werden. Steht das nicht im Gegensatz zu diesen geschilderten positiven Aspekten, die Transformation, die du gerade genannt hast, Matthias?

Matthias Uebel: Durchaus und das wird in Unternehmen gerne vernachlässigt, dabei geht es ja nicht nur um die Angst vor dem kompletten Arbeitsplatzverlust, sondern, wenn man das jetzt ein bisschen kleiner denkt, um die Angst vor Überforderung, die Angst, sich verändern zu müssen, verbunden mit einer neuen Arbeitsplatzumgebung, sich ebenfalls mit neuen Oberflächen zurechtzufinden, was automatisch mit höheren Erwartungen an die Mitarbeiter selbst verbunden ist. Und das führt alles zu allen möglichen Arten von Widerständen, die ich aber mit einem professionellen Changemanagement sichtbar machen kann, ebenso auffangen kann mit entsprechenden Beteiligungskonzepten, mit einer zielgerichteten Kommunikation, mit Maßnahmen, die sogenannte intrinsische Motivation fördert, eine Motivation von innen heraus im Zusammenhang mit dem Verdeutlichen von Sinn und Zweck, mit der Möglichkeit, sich selbst in neuen Systemen zurechtzufinden und sich dann persönlich weiterentwickeln zu können. Und das lässt sich erkennen, dass eine S/4HANA Transformation ganz verschiedene Veränderungsperspektiven beinhaltet, nicht nur eine strategische, oder eine technologische, sondern ebenfalls eine soziale, oder eine Führungskomponente beinhaltet, die man durchaus auf dem Radar haben sollte.

Carla Tusche: Jetzt hast du noch einmal mehr den Fokus auf Changemanagement und diese kulturelle Veränderung gelegt. Es klingt für mich so, als wäre S/4HANA nur das Tool, aber die eigentlichen Herausforderungen sind dann eher im kulturellen Bereich zu verorten. Ist das richtig?

Torben Mauch: Tatsächlich ist es mit der technischen Implementierung nicht getan. Ich kann meinem Unternehmen mit S/4HANA eine große Zukunft bereiten, aber ich muss ebenfalls bereit sein, mein Unternehmen, die Wertschöpfungskette, das gesamte Geschäftsmodell einmal zu hinterfragen und die Prozesse und ebenfalls die Arbeitsformen ein Stück weit neu zu denken und zu erfinden. Und, wenn ich das nicht mache, dann habe ich zwar ein tolles System eingeführt, was funktioniert, aber eigentlich habe ich nur Geld verbrannt, weil die tatsächliche Herausforderung ist, dass ich mein Unternehmen durch das System weiterbringen will, das System ist ist aber nur ein Hilfsmittel.

Carla Tusche: Und, dass der Mensch mit der Zunahme der automatisierten Prozesse zunehmend aus dem Fokus gerät, das ist keine Gefahr?

Matthias Uebel: Nein, ich glaube, das Gegenteil ist der Fall, die menschliche Wertschöpfung wird durch S/4HANA eher gesteigert im Sinne, wie wir es im Titel zum Ausdruck gebracht haben, SAP S/4HANA unterstützt die Entwicklung der Mitarbeitenden vom Sachbearbeiter zum Wissensarbeiter, verbunden mit einer wesentlich höheren Arbeitseffektivität.

Carla Tusche: Das ist doch ein sehr beruhigendes Schlusswort für unser Gespräch, würde ich sagen. Ich glaube, damit können wir die Hörer zuversichtlich in eine Zukunft mit SAP S/4HANA blicken lassen. ich danke euch ganz, ganz herzlich für eure Zeit und die interessanten Einblicke, die ihr gerade gegeben habt. Und, wenn Sie, liebe Hörer, nun weitere Informationen wünschen, wenden Sie sich immer gerne an die Info@mgm-cp.com, wo Matthias und Torben gerne für Rückfragen zur Verfügung stehen. Vielen Dank nochmal an euch beide, tschüss und auf bald.