Wissensmanagement, Intranet … mit Confluence: Beispiele der vielfältigen Verwendung

Confluence ist das mächtige Enterprise Wiki der Firma Atlassian. Als Wiki wird es häufig für das Arbeiten in Projekten (Dokumentation, Anforderungsbeschreibung etc.) eingesetzt. Durch seine weiteren Funktionen lässt es sich aber auch hervorragend als Plattform für die Zusammenarbeit (Kollaboration) in jeglichen Teams einsetzen.

Diese Funktionen ermöglichen z.B. das gemeinsame und gleichzeitige Bearbeiten der Inhalte. Gemeint ist hier das wirklich gleichzeitige Erstellen (Editieren) von Inhalten, ohne die Arbeit der/des jeweils anderen Bearbeiters zu stören oder zu verändern. Alle können dann speichern, es geht nichts verloren!

Auch gewohnte Fähigkeiten wie die Erstellung von Tabellen, Grafiken, Diagrammen und Inhaltsverzeichnissen, das Einbetten von Bildern und die Anzeige von Inhalten aus anderen Systemen (z.B. Jira) sind wie in jedem anderen Werkzeug möglich.

Der Unterschied ist aber eben, dass im Vergleich zu den üblichen Werkzeugen, die ja meist lokal installiert sind, an ein und dem selben zentral verwalteten Inhalt gearbeitet wird. Der ist dann immer die einzige Quelle der Wahrheit.

Vollständig unterschätzt wird aber die Möglichkeit mit Confluence auch über die Struktur und das Layout eine ansprechende Umgebung für diese Inhalte zu schaffen. Es ist eben wichtig die Ergebnisse dieser gemeinsamen Arbeit so darzustellen, dass sie auch gelesen und verwendet werden. Das bedeutet, die Inhalte müssen so verwaltet werden, dass sie gefunden werden und dass es einfach ist sie aufzunehmen und zu verstehen.

Wissensmanagement mit Confluence

Am Beispiel eines Wissensmanagement für ein Entwicklungsprogramm mit ca. 2.000 Mitarbeitern wird hier dargestellt, wie das bewerkstelligt werden kann.

Folgende Anforderungen wurden im Vorfeld der Umsetzung erarbeitet:

Einzelne Inhalte sollen der ISO 9001- Konformität wegen einer gesteuerten Freigabe unterliegen

  • diese Inhalte sind innerhalb der Struktur verteilt aufzufinden
  • es dürfen immer nur die wirklich freigegebenen Inhalt zu sehen sein
  • Zwischenversionen oder ähnliches dürfen nur für die in dem jeweiligen Bereich zugelassenen Redakteure im Zugriff sein

Struktur und Usability sind sehr wichtig und daher einfach zu gestalten

  • damit die Mitarbeiter das System auch wirklich nutzen und die passenden Inhalte leicht gefunden werden

Folgende Use Cases sind zu berücksichtigen:

  • es sollen Aufzeichnungen erstellt werden können (persönliche und projektorientierte), also Protokolle etc.
  • es sollen Vorgaben verwaltet und angezeigt werden, also Anweisungen zu Prozessen, zu Vorgehensweisen etc.
  • es sollen Erkenntnisse für die Projektarbeit dokumentiert werden, also Lösungsansätze, Wissen zu Anforderungen und Lösungen etc.
  • die Startseite/Landing Page soll für unterschiedliche Rollen/Teams unterschiedlich gestaltet werden
  • alle Inhalte sollen einfach gefunden werden können
  • das Wiki soll auch das Onboarding neuer Mitarbeiter im Gesamtteam unterstützen

Die besonderen Herausforderungen waren:

  • es liegt eine Mischung aus Wiki, Dokumentenmanagement und Intranet vor
  • die Anforderungen oben auch zu Freigabe und ähnlichem beziehen sich sowohl auf Inhalte, die im Wiki erstellt und angezeigt werden, als auch auf Dokumente, die als Anhang verwaltet werden
  • es wurden Funktionen wie Newsletter, Foren etc. realisiert, die meist eher in einem Intranet vorzufinden sind
  • es sind zus. externe Nutzer zugelassen, die nur ganz bestimmte Inhalte sehen bzw. editieren dürfen

Die Anforderungen wurden zu Beginn des Projektes natürlich deutlich detaillierter als hier dargestellt beschrieben. Es gab auch weitere Anforderungen bzgl. Attributierung einzelner Inhalte, zum Workflow der Freigabe, bzgl. Navigation im System und weiterer Funktionen.

Das Beispiel einer solchen Einstiegsseite verdeutlicht die Möglichkeit mit Confluence und den Plugins bzgl. Layout ansprechende Seiten erstellen zu können.

Umgesetzt wurde das in Confluence mit Bordmitteln und mit dem Einsatz von sog. Apps, also Plugins1, die die Funktionalität von Confluence erweitern.

Comala Workflows
Diese App ermöglicht die Definition von Status und Workflow für einzelne Seiten und Anhänge

Metadata for Confluence
Die Attributierung der Seiten und Anhänge ist u.a. eine grundlegende Basis für Suche und Finden. Daher wurde dieses Plugins eingesetzt, welches eine deutlich erweiterte Attributierung ermöglicht.

draw.io Diagrams for Confluence
Mit draw.io können Grafiken, Skizzen etc. in einfacher Weise erstellt werden. Solch eine App gehört nahezu bei jeder Confluence-Instanz zur Quasi-Grundausstattung.

Content Formatting Macros for Confluence
Durch diese App werden eine Reihe sehr interessanter Möglichkeiten bzgl. Formatierung in Confluence bereitgestellt, z.B. iframe – Anzeige von Inhalten aus anderen Systemen in iframes, Anzeige von Tooltips und Fußnoten und RESTful Table – Tabellen mit dynamischen Inhalten aus definierten URLs.

HideElements for Confluence
Die Gestaltung der Seiten in Confluence kann durch das Verbergen von Steuerelementen besser an die Bedürfnisse angepasst werden.

Visibility for Confluence
Ganze Bereiche in Seiten können angezeigt oder verborgen werden, abhängig von dem jeweiligen eingeloggten Anwender.

Die Lösung besteht also aus einem Confluence-Bereich, der mit einer wohl durchdachten Struktur versehen ist. Je nach Rolle des Nutzers wird zum Start der Nutzung eine, an diese Rolle besonders angepasste, Einstiegsseite angezeigt.

eine Image-Map als Einstieg

Eine andere Variante für den Einstieg in diesen Bereich für das Wissensmanagement war die Idee mittels einer Image-Map die Struktur der Inhalte zu visualisieren. So sollte der jeweilige Nutzer gleich im ersten Blick sehen, wo hin er klicken muss, um den gesuchten Inhalt vorzufinden.

Diese Image-Map zeigt in ihren Bestandteilen sowohl die Organisation mit den Rollen Productowner (PO), Area-Productowner (APO) usw. als auch verschiedene Organisationseinheiten (Teams) und die wichtigen Meetings.

So führt ein Klick auf den jeweiligen Bestandteil der Map entweder zu Aufgaben- bzw. Prozessbeschreibungen, zu Protokollen oder anderen passenden Inhalten. Dies ist natürlich sehr projektspezifisch.

Wie oben beschrieben, war eine wichtige Anforderung, dass bestimmte Inhalte einer nachvollziehbaren Freigabe unterliegen. D.h. es dürfen nur wirklich freigegebene Versionen der Inhalte angezeigt werden. Gleichzeitig muss aber die Editierung des Inhalte möglich sein, um die nächste Version erstellen zu können. Solche Themen in der Organisation sind ja meist nicht statisch.

Die Grafik unten zeigt den dafür gewählten Workflow. Nur die Inhalte im Status EFFECTIVE werden den Anwendern anzeigt. Die Veränderung des Status ist natürlich nur Anwendern mit einer bestimmten Berechtigung (Rolle) erlaubt. Gleichzeitig wird in einer Historie festgehalten, wer welche Veränderungen an Inhalt und Status durchführt.

So werden die Anforderungen, die durch die ISO 9001 Konformität entstehen, erfüllt und die Zertifizierung ist kein Problem.

Freigabe-Workflow  – diese Workflows sind natürlich frei konfigurierbar

Anhand dieses Beispiels ist leicht zu erkennen, dass sich ein Wissensmanagement mit umfangreichen Anforderungen auf Basis von Confluence und einigen Plugins einfach umsetzen lässt. Das Beispiel zeigt aber auch, dass es eine sehr vielfältige Funktionalität in Confluence gibt, die mit Plugins immens erweitert werden kann.

Somit erschließen sich für Confluence (mit passenden Plugins) sehr viele weitere Einsatzszenarien, die bei einem Wiki eher nicht vermutet werden.

Intranet mit Confluence

So kann Confluence auch als Basis für ein Intranet eingesetzt werden. Wie gezeigt können das Layout, die Berechtigungen etc. so angepasst werden, dass es auf der Hand liegt, solche Anforderungen auch im Umfeld Intranet erfüllen zu können. Darüber hinaus gibt es aber weitere Funktionen, die in einem Intranet nicht fehlen dürfen, die aber auch mit Confluence und den passenden Plugins umgesetzt werden können:

Theming

  • Erstellen unterschiedlicher „Startseiten“ für einzelne Abteilungen. (eine Abteilung ist in der Kopfzeile entsprechend ein Hauptmenüpunkt)
  • Eigene Spaces für Teams aus den Abteilungen.
  • Unterstrukturen für Abteilungen im Menü.

Seitenvorlagen / Blueprints

  • Besprechungsprotokolle + Aufgabenliste aus den Besprechungsprotokollen
  • Terminübersicht / Geteilte Kalender / Team-Abteilungs-Kalender

Kommunikation

  • Blog-Posts pro Team / Abteilung / Bereich
  • Profile für jeden Nutzer mit Nutzerinformationen (Telefon, eMail, Postfach, usw.)
  • Abbildung von Organigrammen
  • Nutzerübersicht mit Details.

Weitere wichtige Funktionen sind Foren, Chats, Blogs, Kalender, Umfragen, Notifications, Aufgabenlisten, Mitarbeitersuche, persönliche Bereiche, Favoriten, Unterlagen mit Freigaben (siehe oben) etc.

Einige Beispiele aus einem Konzept für ein Intranet in einer Stadtverwaltung verdeutlichen die oben beschriebenen Möglichkeiten mit Confluence Inhalte, Layout und Funktionen Intranet-geeignet aufzubauen.

eine mögliche Startseite für ein Intranet

Der Startpunkt für ein Intranet muss natürlich einladend gestaltet sein. Nur dann kann von einer regen Nutzung ausgegangen werden.

ein weitere Beispielseite mit interessantem Layout

Auch das Layout der weiteren Seiten muss die Nutzung passend unterstützen, kann also mal eher sexy sein, aber auch …

Beispiel für Funktionalität mit gutem Layout

… eher funktional.

Auch das Einsatzszenario Confluence als Intranet beweist, wie vielfältig Confluence eingesetzt werden kann. Das hat sicher auch mit der Möglichkeit zu tun, Confluence über Plugins stark erweitern zu können.

Confluence als zentrale Search Engine

So könnte in einem solchen Intranet oder in einer anderen Confluence basierten Umgebung z.B. auch ein Search-Cockpit eingesetzt werden. Mit dem Plugin „iFinder Confluence Search“ der Firma IntraFind werden Funktionen bereitgestellt, die es ermöglichen in Confluence und auch in anderen Systemen gleichzeitig zu suchen. iFinder ist eine Suchlösung, welche über sog. Konnektoren mit sehr vielen Datenquellen verbunden werden kann. Konnektoren gibt es z.B. für JIRA, E-Mail-Systeme, File-Share- und Datei-Systeme, SAP und ähnliches, CMS und über 70 weitere Applikationen.

Das Plugin ist zunächst für die wesentliche Verbesserung der Confluence Suche gedacht. Es unterstützt den Anwender ganz erheblich bei der Suche nach Daten innerhalb von Confluence und liefert relevante Ergebnisse, basierend auf linguistischer Kompetenz. Eine ausgeklügelte UI sorgt für eine intuitive Bedienung und große Benutzerakzeptanz.

Da liegt es nahe, die neue Suche in Confluence auch auf weitere Datenquellen zu erweitern und die Einrichtung eines solchen Search-Cockpits zu realisieren. Von dort aus kann man dann über das Plugin und den angeschlossenen Search-Server in Confluence und den anderen angebundenen Systemen suchen. Die Ergebnisse werden dann natürlich im Search-Cockpit in Confluence angezeigt. Somit ist dieses Search-Cockpit ein wichtiger Bestandteil eines jeden modernen digitalen Arbeitsplatzes.

Confluence für die Integration zum digitalen Arbeitsplatz

Wenn man diesen Ansatz weiter verfolgt, ist es sicher auch vorstellbar, in einem Confluence-basierten Intranet Seiten einzurichten, die als Startplatz für die tägliche Arbeit dienen können. Das führt dann zur Wiederbelebung des schon seit langer Zeit bekannten Portal-Ansatzes. Ein Startpunkt für die tägliche Arbeit, der jegliche oder zumindest viele Systeme im Unternehmen in einer Start-Oberfläche vereint.

Die Integration der Daten steht da sicher nicht im Vordergrund, aber kann eingeschränkt auch realisiert werden. Dafür gibt es auch wieder Plugins: z.B. Konnektoren für allgemeines SQL, Salesforce, SharePoint etc. Es ist also ein schlanker und einfacher Ansatz dieses Konzept teilweise umzusetzen.

Weitere spannende Plugins

Um diese These der sehr weit gefassten Einsatzmöglichkeiten von Confluence über das bisher beschriebene zu verdeutlichen, listen wir hier noch einige Plugins auf, die Funktionen bereit stellen, die eben nicht in einem Wiki erwartet werden:

  • Composition Tabs for Confluence – Bring your content to life – tabs, highlights, instant focus, menus and expandable sections
  • LearnUp for Confluence LMS – Build your learning management solution within Confluence
  • IT System and Application Catalogue – Simple and fast IT documentation with predefined templates and reports
  • Forum for Confluence – Share knowledge in a forum with questions and create unique community forums between experts
  • Space Hierarchy & Breadcrumbs – Organize Spaces by creating hierarchy of spaces (Space -> Subspace) and use breadcrumbs at top of pages for easy navigation
  • Reporting for Confluence – Uncover the right data and build custom reports for your Confluence teams

Es kann also zusammengefasst gesagt werden, Confluence ist ein sehr mächtiges Werkzeug, mit dem sich sehr viele Anforderungen in sehr unterschiedlichen Szenarien umsetzen lassen.

1 Zum Thema Auswahl von Plugins siehe auch unserer Beitrag hier in mgm live: https://live.mgm-tp.com/de/auswahl-und-entwicklung-von-apps-fuer-jira-und-confluence/

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